ビジネス英語で丁寧に催促・フォローアップする方法：フレーズとメール例文

重要なメールを送ったのに、なかなか返信が届かない。上司の承認、同僚からのデータ、顧客による提案内容の確認など、返事を待っている間にも仕事は進めなければなりません。このようなとき、相手を急かしすぎずに英語で催促するには、どう書けばよいのでしょうか。

効果的なフォローアップメールは、丁寧で、依頼内容が明確で、相手が返信しやすいメールです。大切なのは、長い前置きや過度な謝罪ではありません。背景を簡潔に説明し、必要な対応を伝え、期限がある場合はその理由も添えることです。

この記事では、英語で丁寧に催促するための基本表現と、同僚、上司、顧客、取引先に送るメールの例文を紹介します。相手との関係や緊急度に合わせて、自然で適切な表現を選びましょう。

1.「催促する」は英語でどう表現する？

日本語の「催促する」に対応する英語は、目的によって異なります。以前送ったメールや依頼の進捗を確認する場合は、follow up on が使いやすい表現です。期限や未完了の作業を思い出してもらう場合は、reminder を使います。

代表的な表現と使い方を整理してみましょう。

英語表現	意味	主な使用場面
Follow up on	進捗を確認する、引き続き対応する	メール、提案書、依頼、打ち合わせの内容を確認するとき
Ask for an update	最新の状況を尋ねる	案件や作業の進捗を確認するとき
Send a reminder	リマインドを送る	期限や対応が必要な事項を知らせるとき
Chase up	追って確認する、対応を催促する	主にイギリス英語で、社内のやり取りなどに使うとき
Urge someone to	強く促す	強い働きかけが必要なとき。通常の確認メールには不向きな場合がある

一般的なビジネスメールでは、「follow up」を使って背景を示し、その後に具体的な依頼を続けると自然です。

I’m following up on the proposal I sent on Tuesday.

「火曜日にお送りした提案書について、確認のためご連絡しました。」

何について連絡しているのかを明確にしながら、返信がないことを責めずに話を進められます。

2. リマインドメールを送る前に確認したいこと

返信がないからといって、相手が意図的に対応を避けているとは限りません。他部署への確認や承認を待っている場合もあれば、依頼内容が十分に伝わっていない場合もあります。

フォローアップする前に、次の点を確認しましょう。

• 最初のメールで、必要な対応を明確に伝えているか。
• 資料、リンク、背景情報が不足していないか。
• 返信や対応の期限について合意しているか。
• 相手が休暇中ではないか。時差の影響はないか。
• 急ぎの内容であれば、電話など別の連絡手段が適切ではないか。

最初の依頼が曖昧だった場合は、同じ文章を再送するだけでなく、相手が判断しやすい情報を補いましょう。

3. 丁寧なフォローアップメールの4つの要素

相手への配慮や感謝は、良好な関係を保つうえで大切です。ただし、丁寧さを優先するあまり、何を依頼しているのか分からなくならないようにしましょう。

① 背景を簡潔に伝える

どの資料や打ち合わせについて確認しているのかを示します。

I’m following up on the proposal I sent on Tuesday.

「火曜日にお送りした提案書について、確認のためご連絡しました。」

少し柔らかく尋ねたい場合は、次の表現も使えます。

May I check whether you have had an opportunity to review the proposal?

「提案書をご確認いただけたか、お伺いしてもよろしいでしょうか。」

② 必要な対応を具体的に伝える

単に「返信してください」と書くのではなく、何を確認してほしいのかを示します。

Could you confirm whether the proposed dates work for your team?

「ご提案した日程で、皆さまのご都合が合うかご確認いただけますか。」

相手の意見が必要な場合は、その意見をどのように使うのかも伝えると分かりやすくなります。

Your feedback on the proposed scope would help us finalise the next steps.

「ご提案した業務範囲についてご意見をいただければ、今後の進め方を確定できます。」

③ 期限がある場合は、日時と理由を伝える

期限が決まっている場合は、相手が優先順位を判断できるように理由を添えます。

To finalise the booking, we need your confirmation by Thursday at noon.

「予約を確定するため、木曜日の正午までにご確認をいただく必要があります。」

具体的な日時は、「ASAP」よりも明確です。ただし、期限は実際の業務上の必要性に基づいて設定しましょう。

④ 感謝を伝える、または具体的なサポートを申し出る

簡潔な感謝や、相手の作業を進めやすくする提案で締めくくります。

Thank you for reviewing this. I can provide a short summary if that would be helpful.

「ご確認ありがとうございます。必要でしたら、要点をまとめた資料をご用意できます。」

日程を調整できる場合は、代替案を尋ねることもできます。

If the proposed timing is difficult, could you suggest an alternative date?

「ご提案した日程での対応が難しい場合は、別の日程をご提案いただけますか。」

柔軟に対応するときも、変更後の日程が業務上の期限に間に合うかを確認しましょう。

4. よく使う丁寧な催促表現

次の表現は、状況に合わせて組み合わせて使えます。すべてを一通のメールに入れる必要はありません。

目的	英語表現	使い方のポイント
初めて確認する	May I check whether you have had time to review the document?	資料を確認できたか、丁寧に尋ねる
資料の受信を確認する	Could you confirm that you received the attached documents?	まず資料が届いているかを確認する
具体的な意見を求める	Could you share your comments on the proposed scope?	どの内容への意見が必要かを示す
予定を確認する	Could you confirm when we can expect the revised version?	修正版を受け取れる時期を尋ねる
承認が必要な理由を説明する	We need your approval before we can confirm the booking.	次の作業との関係を伝える
サポートを申し出る	Is there any additional information you need from us?	不足している情報がないかを確認する
感謝を伝える	Thank you for taking the time to review the proposal.	簡潔で自然な感謝を伝える
期限を過ぎた対応を確認する	As the agreed date has passed, could you confirm the updated timeline?	相手を責めずに、新しい予定を尋ねる

表現を選ぶ前に、相手に何をしてほしいのかを整理しましょう。丁寧な言葉を重ねるよりも、明確な依頼のほうが返信につながりやすくなります。

5. 場面①：同僚に資料やデータを依頼する

状況：報告書を完成させるため、同僚からデータを受け取る必要があります。自然で協力的なトーンを使い、用途と期限を伝えましょう。

このメールのポイント

単に「Any updates?」と尋ねるのではなく、次の情報を明確にしています。

• 必要なもの：最新の売上データ。
• 期限：翌日の午後2時。
• 理由：金曜日のレビューに向けて報告書を完成させるため。
• 未確定の情報がある場合の対応：確認中の項目を知らせてもらう。

一部のデータが未完成でも、状況を共有してもらうことで次の作業を計画できます。

6. 場面②：上司に承認を依頼する

状況：取引先への予約を確定するため、上司による予算の承認が必要です。敬意を示しながら、必要な判断と期限を明確に伝えましょう。

このメールのポイント

「May I follow up…」で丁寧に切り出し、その後で承認が必要な理由を説明しています。

最後の一文では、主な変更点を最初のページに示したことを伝えています。上司の忙しさに触れるだけでなく、確認作業を進めやすくする具体的な配慮です。

7. 場面③：顧客に提案書の確認を依頼する

状況：提案書を送ったものの、顧客から意見が届いていません。契約や発注を前提にせず、確認してほしい項目を具体的に伝えましょう。

このメールのポイント

日程と参加人数について尋ねることで、相手が何を返信すればよいのか分かるようにしています。

顧客の優先事項や予定が変わっている可能性にも触れ、必要に応じて提案を調整できることを伝えています。

8. 場面④：会議で合意した事項を確認する

状況：会議で担当する作業が決まり、資料やスケジュールの共有を依頼します。会議での合意を示し、次の作業との関係を説明しましょう。

このメールのポイント

「As agreed」は「合意したとおり」という意味です。双方が実際に合意している場合に使いましょう。

会議で提案しただけで、日程が確定していない場合は、次のように書けます。

Following our discussion, could you confirm whether Friday would be a suitable date to share the revised timeline?

「先日の打ち合わせを踏まえ、修正したスケジュールを金曜日に共有いただけるか、ご確認いただけますか。」

未確定の予定を、すでに合意した約束として扱わないことが大切です。

9. 場面⑤：取引先に納期の遅れを確認する

状況：予定日に商品が届かず、作業に影響が出ています。この場合は、事実、影響、必要な対応をはっきり伝えましょう。

このメールのポイント

遅延の原因を推測したり、相手を責めたりせず、次の3点を依頼しています。

• 現在の状況を確認する。
• 変更後の納品日を知らせる。
• 一部の商品だけでも先に納品できるかを確認する。

丁寧な催促でも、明確な依頼はできます。感情的な表現より、業務への影響と必要な対応を示すほうが建設的です。

10. 場面⑥：返信がない相手に再度フォローアップする

状況：一度リマインドを送っても返信がありません。同じ内容を繰り返すだけでなく、未対応の事項と次の進め方を明確にしましょう。

このメールのポイント

「I’m following up again…」によって、再度の連絡であることを伝えていますが、返信がないことを問い詰めてはいません。

それでも返信がない場合は、職場や取引先との連絡ルールに合わせて、電話など別の手段を検討しましょう。上司などへの相談が必要な場合も、突然多数の人をCCに追加するのではなく、適切な手順で進めることが大切です。

11. 場面⑦：支払期限を過ぎた請求書について確認する

状況：請求書の支払期限を過ぎていますが、入金を確認できていません。事実に基づいて連絡し、相手が調べられる情報を添えましょう。

このメールのポイント

「Our records show…」は、自社の記録に基づく確認であることを示します。相手が意図的に支払いを遅らせているとは決めつけていません。

すでに支払い手続きが済んでいる可能性も考慮し、送金情報を共有してもらうことで経理担当者が確認できるようにしています。

12. 急ぎの依頼を失礼なく伝えるには？

丁寧さと明確さは両立できます。避けたいのは、相手を責める表現や、何をいつまでに求めているのか分からない依頼です。

相手を責める印象になりやすい表現：

Why haven’t you replied? This is urgent.

より明確で、業務上の理由が伝わる表現：

We need your confirmation by 4 pm today to meet the submission deadline. Could you confirm whether this is possible?

「提出期限に間に合わせるため、本日午後4時までにご確認いただく必要があります。対応可能かお知らせいただけますか。」

期限と理由を示すことで、相手が対応できるかを判断しやすくなります。

海外の相手に送る場合は、タイムゾーンも明記しましょう。

Could you send your comments by 3 pm Hong Kong time on Thursday?

「木曜日の香港時間午後3時までに、ご意見をお送りいただけますか。」

時差がある場合は、「tomorrow afternoon」のような表現より、日付、時刻、タイムゾーンを具体的に示すほうが確実です。

13. フォローアップメールで避けたい表現

次の表現は、必ずしも文法的に間違っているわけではありません。ただし、状況によっては意図が伝わりにくくなるため注意が必要です。

• 「Any updates?」だけで済ませる：どの情報が必要なのかを、資料名や確認事項とともに示しましょう。
• 期限を示さず「ASAP」を使う：「できるだけ早く」の解釈は人によって異なります。期限がある場合は日時を伝えましょう。
• 何度も謝る：通常の業務上の確認であれば、「Sorry to bother you」を繰り返す必要はありません。
• 「Gentle reminder」だけを書く：この表現だけでは、必要な対応や背景は伝わりません。
• 感謝や称賛を大げさにする：「Thank you for reviewing this」のような簡潔な表現のほうが自然な場合があります。
• すべてのメールを「urgent」にする：実際の緊急度に合わせて使い分けましょう。
• 短い間隔で何度も連絡する：作業に必要な時間や、合意した期限を考慮しましょう。

送信前には、相手が「何を」「いつまでに」「どのように返信すればよいか」をすぐに理解できるか確認すると、メールの質を高められます。

14. 英語の催促メールに関するよくある質問

「Kindly reminder」は正しい表現ですか？

「Kindly reminder」は標準的な名詞句ではありません。次の表現が使えます。

• A kind reminder
• A friendly reminder
• A gentle reminder

「Kindly」は副詞で、次のように使います。

Kindly confirm receipt of the document.

ただし、フォーマルで、場合によっては指示に近い印象になります。より柔らかく尋ねるなら、次の表現が使いやすいでしょう。

Could you confirm receipt of the document?

「資料を受け取ったことをご確認いただけますか。」

「Follow up」と「follow-up」の違いは何ですか？

Follow up は動詞として使います。

I’ll follow up with the client tomorrow.

「明日、顧客に確認の連絡をします。」

Follow-up は名詞や形容詞として使えます。

I sent a follow-up email this morning.

「今朝、フォローアップメールを送りました。」

「Just following up」は丁寧ですか？

よく使われる表現で、少し柔らかい印象を与えることがあります。ただし、「just」は必須ではありません。

I’m following up on the request below.

この表現でも、明確でプロフェッショナルなメールになります。「just」の有無よりも、依頼内容やメール全体のトーンが重要です。

「At your earliest convenience」は催促に使えますか？

「ご都合のよいときに、できるだけ早く」という意味で、丁寧な表現です。ただし、具体的な期限は伝わりません。

急ぎでない場合には使えますが、決まった時刻までに対応が必要な場合は、日時と理由を明記しましょう。

メールを送ってから、どのくらい待って催促すべきですか？

すべての仕事に当てはまる、決まった日数はありません。次の点を考慮しましょう。

• 返信や対応の期限について合意しているか。
• 依頼への対応に、どの程度の時間が必要か。
• 他部署への確認や承認が必要か。
• 実際にどの程度急いでいるか。

期限が決まっている場合は、最初のメールで伝えておくことが大切です。フォローアップの段階で、突然「すぐに返信してください」と要求することは避けましょう。

メールの例文から、より幅広いビジネス英語力へ

例文は、よくある場面で役立ちます。ただし、相手との関係、依頼の目的、緊急度が変われば、適切な言葉も変わります。ビジネス英語を体系的に学ぶことで、表現をそのまま使うだけでなく、状況に合わせて調整する力を身につけられます。

Berlitz Hong Kongの英語コースでは、Business EnglishとDaily Englishの学習トラックを提供しており、全体のカリキュラムは10段階の習熟度レベルにわたります。

ビジネス英語のコースには、次のような選択肢があります。

• Email 3–4：基本的なビジネスメール、依頼、返信、確認の表現を学ぶコース。
• Business English Complete：職場で必要なコミュニケーションを幅広く学ぶコース。
• 会議、プレゼンテーションなどの専門テーマ：英語レベルと業務上の目標に合わせて選べるコース。

学習開始前のレベル評価により、適切なスタート地点を確認できます。個人で受講を検討している方は、職務に合ったビジネス英語コースの選び方（英語記事）もご覧ください。人事・人材開発担当者の方には、法人向け語学研修の選定ガイド（英語記事）が参考になります。

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