怎麼用英文有禮貌地催促上司或同事工作?

在節奏快的商業世界中，有效溝通是成功的關鍵。無論你與同事、上司還是客戶打交道，掌握專業溝通的方法是非常重要。相信許多在職場的人都難免會遇到一個共同的難題, 就是如何有效又不失禮貌地與同事或上司跟進工作，特別是在等待他們的回覆時。在這篇文章中，我們將與你通過實際情境，並提供實用的英文句子，幫你用英文更專業地表達“我還要催促你多少次你才會給我回覆？”。讓我們進入商務英語的世界，學習如何用英語“kindly remind”你的上司或同事去做好必要的工作。

設定情境：了解情況

想像一下，你發送了一封重要的電子郵件，請求對方回覆或行動，但只得到了沉默作為回應。當然容易感到沮喪，但請保持專業精神。耐心和沉著是你的朋友，我們將為你提供所需的技巧，以輕鬆應對這些情況。

制定你的要求：禮貌詢問

以巧妙的方式開始你的跟進:

"I hope this message finds you well. I was wondering if you had a chance to review my previous email?"

"我希望你收到這個信息時你一切安好。我想知道你是否有機會查閱我之前發給你的電郵？"

這個句子設定了禮貌和尊重的互動基調，在沒有給對方壓力的情況下提醒對方查看和回覆你的電郵。

加強重要性：說明自己的需要

展示你理解他們有繁忙日程，但同時強調你需要他們的意見：

"I understand you're quite busy, but I could really use your input on this matter."

"我知道你非常忙，但我確實需要你就這個問題提供幫助。"

這句話在認可他們的奉獻並強調他們見解的對自己非常重要之間取得平衡。

表示感謝：感激的語氣

感謝的態度在商業溝通中能起到很大的作用：

"I appreciate your expertise in this area and believe your insights would be invaluable."

"我感謝你在這個領域的專業知識，並相信你的見解將是無價的。"

尊重和肯定他們的技能可以為獲得他們積極回應鋪路。

提供靈活性：建議替代方案

適應能力是專業的標誌：

"If you're currently occupied, I'm more than willing to work around your schedule."

"如果你現在有事，我非常樂意按照你的時間安排工作。"

通過提供靈活性，表明你的積極態度和願意遷就的彈性。

要求闡明：要求時間框架

直接要求也可以很有禮貌：

"Could you please provide an estimated timeframe for when I can expect a response?"

"請問你能否告訴我大概甚麼時間可以收到你的回覆?"

這種直接的方法表達了你對他們時間的尊重，同時確保溝通明確。

提供善意的提醒：圓滑的跟進

適當的堅持可以促進對方的回應:

"Just a friendly reminder about the pending matter. Your insights are highly anticipated."

"只是想要友好地提醒一下你待處理的事情。我們非常期待你的見解。"

這句話輕輕地推動對方的回應，而不施加壓力，保持了互動和尊重。

感謝他們的時間：感激的結尾 

以正面的方式結束互動：

"Thank you for taking the time to address this. Your guidance is truly appreciated."

"感謝你抽出時間處理這件事。非常感謝你的指導。"

最後再次表達感激之情，確保了和諧的結尾。

直接方法：清晰的溝通

緊急時：

"Could you please let me know the status of my request at your earliest convenience?"

"可以請你盡早讓我知道我的請求的狀態嗎？"

簡潔的方法有時可能是最有效的。

友好的跟進：保持關係

人際關係是重要的：

"I hope everything is well on your end. I'm eager to move forward with your guidance."

"我希望你一切都好。我渴望在你的指導下繼續前進。"

在保持友好的語調的同時尋求回應，有助於建立關係。

解決和感謝：結束互動

以帶有解決問題導向的語句結束：

"Thank you for your prompt attention to this matter. I look forward to your response."

"感謝你迅速關注此事。我期待著你的回應。"

這確保了明確性，並為進一步的溝通留下了空間。

 

真實對話

情境1：與同事

You: "Hey [Colleague's Name], I hope you're doing well. I was wondering if you had a chance to review my email from last week?"

你：“嘿，[同事的名字]，我希望你一切都好。我想知道你是否有機會查閱上週我的郵件？”

Colleague: "I apologize for the delay, I'll get to it today."

同事：“我為我的延誤道歉，我會在今天處理。”

 

情境2：與你的老闆

You: "Good morning [Boss's Name], I understand you have a busy schedule. However, I could really use your input on the project we discussed." 

你：“早安，[老闆的名字]，我知道你的日程很忙碌。但是，我確實需要你對我們討論的項目提供建議。”

Boss: "I appreciate your patience. I'll make time to discuss this tomorrow."

老闆：“感謝你的耐心。我會抽時間明天討論這個。”

結論

掌握專業的英文溝通能力是所有在職人士的重要技能。希望通過使用這些實用句子，可以幫你以更得體的方式向同事或上司跟進工作。記住耐心、感恩和清晰的溝通是你的盟友。練習這些技巧，提升你的商務英語技能，促進更強的人際關係，並在職業生涯中取得成功。

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